Qontica

Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 2 novembre 2026

Chi tratta i dati

Questa informativa riguarda la piattaforma Qontica, raggiungibile su app.qontica.it. Il titolare del trattamento è KEYVALUE S.R.L., Via Galileo Ferraris 55, 59100 Prato (PO), partita IVA 02645800976, REA PO-625960. Per ogni richiesta sulla privacy scrivi a info@qontica.com.

Il sito informativo www.qontica.it ha una propria informativa.

Titolare e responsabile

Qontica è usata da studi professionali e aziende. Per i dati dell'account e della fatturazione siamo titolari del trattamento. Per i dati che uno studio o un'azienda carica o collega alla piattaforma (anagrafiche dei clienti, bilanci, documenti, pratiche, posta) il titolare è lo studio o l'azienda, e noi li trattiamo come responsabili ai sensi dell'art. 28 del GDPR, secondo il contratto e solo per fornire il servizio.

Quali dati trattiamo

  • Account: nome, indirizzo email, organizzazione di appartenenza e ruolo.
  • Accesso: codici monouso inviati per email, sessioni, indirizzo IP e tipo di browser, per tenere l'account al sicuro.
  • Fatturazione: dati dell'azienda intestataria del contratto. I dati della carta e del mandato SEPA li raccoglie Stripe: noi non li conserviamo.
  • Contenuti del servizio: bilanci, documenti, anagrafiche, pratiche, piani e report caricati o creati sulla piattaforma, e i dati societari ottenuti da InfoCamere su richiesta dell'utente.
  • Posta collegata: le email delle caselle Google o Microsoft che un utente sceglie di collegare, descritte nella sezione dedicata.
  • Assistente: le domande poste all'assistente di Qontica e le sue risposte.
  • Dati tecnici: errori dell'applicazione e statistiche d'uso delle pagine, per correggere i problemi e migliorare il prodotto.

Posta collegata da Google e Microsoft

In Qontica Studio un utente può collegare la propria casella Gmail, Google Workspace, Outlook o Microsoft 365, per vedere la corrispondenza con i clienti accanto alle pratiche e scrivere ai clienti dalla piattaforma. Il collegamento è sempre una scelta dell'utente e avviene con la schermata di consenso di Google o Microsoft.

Le autorizzazioni che chiediamo

A Google chiediamo l'accesso alla posta (https://mail.google.com/), l'indirizzo email e il profilo di base: è l'autorizzazione che Gmail richiede per leggere con IMAP e inviare con SMTP. A Microsoft chiediamo la lettura e l'invio della posta (Mail.Read, Mail.Send), il profilo di base (User.Read) e l'accesso continuativo (offline_access).

Cosa leggiamo

Le email della posta in arrivo e della posta inviata: al collegamento quelle degli ultimi dodici mesi, poi quelle nuove. La casella è aperta in sola lettura: Qontica non cancella, non sposta e non segna come lette le email.

Cosa conserviamo

Di ogni email conserviamo oggetto, mittente, destinatari, data e testo, e la associamo ai clienti dello studio il cui indirizzo compare tra quelli dell'email. Conserviamo gli allegati delle email ricevute dai clienti riconosciuti e delle risposte ai messaggi inviati da Qontica; gli altri allegati sono solo elencati e vengono scaricati quando l'utente li apre.

Cosa inviamo

Solo i messaggi che l'utente scrive e invia da Qontica, dal suo indirizzo.

Intelligenza artificiale

Se lo studio attiva le funzioni AI, le email ricevute negli ultimi 14 giorni da clienti riconosciuti, o in risposta a messaggi di Qontica, sono analizzate da un modello di OpenAI per proporre la pratica a cui appartengono e archiviare gli allegati. La proposta la conferma lo studio. Con le funzioni AI spente, nessuna email arriva al modello.

Chi vede la posta

Gli utenti dello studio, secondo i permessi che lo studio assegna. Il nostro personale non legge le email, salvo che l'utente lo chieda per un intervento di assistenza, che serva per motivi di sicurezza o che lo imponga la legge. Le credenziali di accesso alla casella sono conservate cifrate.

Scollegare la casella

Quando l'utente scollega la casella, cancelliamo le sue email e i relativi allegati. Restano le risposte ai messaggi inviati da Qontica e i file già archiviati in una pratica, che fanno parte dell'archivio dello studio. L'autorizzazione si può revocare anche dall'account Google o dall'account Microsoft.

Uso limitato dei dati Google

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Qontica rispettano la Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use. In particolare, i dati della posta:

  • servono solo alle funzioni di Qontica che l'utente vede e usa;
  • non sono venduti e non sono usati per pubblicità;
  • non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale, né nostri né di terzi;
  • sono trasferiti a terzi solo per fornire queste funzioni, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge.

Le stesse regole valgono per la posta letta da Microsoft.

Perché trattiamo i dati

  • Fornire il servizio previsto dal contratto, compresa l'assistenza (art. 6.1.b GDPR).
  • Fatturare e adempiere agli obblighi fiscali e di legge (art. 6.1.c).
  • Proteggere la piattaforma da accessi non autorizzati e abusi, correggere gli errori e migliorare il prodotto (legittimo interesse, art. 6.1.f).

Fornitori

Ci affidiamo a questi fornitori, nominati responsabili del trattamento, solo per quanto serve al servizio:

  • Amazon Web Services (Irlanda): server, database e archivio dei file.
  • OpenAI e Anthropic (Stati Uniti): le funzioni di intelligenza artificiale, come la lettura dei bilanci, l'assistente e lo smistamento della posta, senza addestramento dei loro modelli.
  • Stripe: pagamenti e mandati SEPA.
  • Resend: invio delle email della piattaforma, come i codici di accesso.
  • Sentry: segnalazione degli errori dell'applicazione.
  • PostHog (Unione Europea): statistiche d'uso delle pagine.
  • InfoCamere: visure e bilanci depositati, su richiesta dell'utente.
  • Google e Microsoft: accesso con l'account Google e posta collegata, quando l'utente li sceglie; mappe e ricerca degli indirizzi.

Quando i dati sono trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

Per quanto tempo

Conserviamo i dati per la durata del contratto. Alla sua cessazione li cancelliamo o li restituiamo secondo quanto previsto dal contratto, salvo i documenti che la legge impone di conservare più a lungo, come quelli fiscali, tenuti per dieci anni. La posta collegata segue le regole della sezione dedicata.

Sicurezza

I dati viaggiano cifrati, l'accesso alla piattaforma avviene con codici monouso e l'accesso del nostro personale ai sistemi è limitato a chi ne ha bisogno per il proprio lavoro.

I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR), scrivendo a info@qontica.com. Se i dati sono stati caricati da uno studio o da un'azienda, inoltriamo la richiesta a loro, che ne sono titolari.

Puoi anche proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Modifiche

Se cambiamo questa informativa aggiorniamo la data in alto e, per le modifiche rilevanti, avvisiamo gli utenti prima che entrino in vigore. Le condizioni d'uso sono nella pagina Termini di servizio.